به زبان ساده انتخاب واژگان و اصطلاحات خاص از متن (کتاب، مقاله، پایان نامه، پژوهش و …) که بار معنایی و مفهومی داشته و گنجاندن آن در یک نظم منطقی و الفبایی و ذخیره آن جهت تسهیل در جستجو و بازیابی اطلاعات را نمایهسازی میگویند. سادهترین نوع نمایهسازی در کتاب انجام می شود. در این نوع، نمایهساز با انتخاب واژگان و ترتیب نظم الفبایی آن، شماره صفحاتی را که این واژگان در متن کتاب تکرار شده است را در مقابل آن قرار میدهد تا خواننده با مراجعه به صفحات ذکر شده آن واژگان را بازیابی و اطلاعاتی در رابطه با آن لغت، واژه یا اصطلاح را به دست آورد.
امروزه نمایهسازی متون علمی بهویژه در قالب الکترونیکی نقش بسیار مهمی در بازیابی اطلاعات مربوطه به آن دارد. نمایهسازی یا ایندکسینک (Indexing) در پایگاه های اطلاعاتی که بصورت ماشینی و خودکار و توسط نرمافزارهای پیشرفته صورت میگیرد از ابزارهای بسیار کاربردی در دسترسی به اطلاعات و بازیابی آن است. نمایه سازی از آن درجه از اهمیت برخوردار است که هر چقدر تخصصی و استاندارد انجام شود به همان میزان شانس یازیابی یک مدرک را بالا خواهد برد.